「ダラダラ残業」を防ぐために用いる制度

今回は、採用率がすごく高い『残業の許可制』の運用上の問題点について考えてみます。

貴方の会社には、「特に仕事もないのに居残りダラダラとカラ残業をしている人は」いませんか？

このような行為は、他の社員に対して「悪影響」を及ぼし、「社内のモチベーション」の低下にも繋がります。それだけではありません。これまでは、残業をいくら行っても「行政指導」が行われるだけでしたが、「残業時間の上限」が設定されました。そして、なによりも「カラ残業」は無駄な経費です。実際、次のような時間は残業代の請求ができないとされています。

・明らかにだらだら仕事している時間

・居眠りやネットサーフィンをしている時間

ただ、「ダラダラ残業」とはいえ、「裁判」になると「労働時間」として認定されるリスクが高いです。このような状態を避けるために設けられるのが『残業の許可制』です。

「残業の許可制」：
社員が残業をする場合に事前の会社の許可を取らせ、それができなかった場合には「事後の承認」を取ることを求める方法。

「残業の許可制」を成功させるためにやること

この制度を導入する目的は、「社員に無駄な残業をさせないこと」と「健康管理という観点からの労働時間の抑制」。この制度を使えば、「会社側の意向を無視した残業時間」は「労働時間」として認められなくなります。

とはいえ、「残業の許可制」という制度は、「単に導入すればうまくいく」というものではありません。「早く帰れるというメリット」があるにせよ、これまでは、ダラダラ仕事をしても、その分、残業代が余分に出ていたのです。それが「これまでと同じ労働時間」で、「同じ成果」を出すことを求められるようになる。残業代目当ての従業員にとっては、ありえない事態といえます。

この制度を成功させるカギは「意識改革」です。「残業してでもいいものを生み出す」という考えから、「残業しないでいいものを生み出す」という考えにシフトしてもらうのです。

「残業の許可制」の運用方法

では「残業の許可制」の具体的な運用方法について触れます。やることは簡単。朝礼で「今日、何時に帰るか」を自己申告させるのです。

残業しないためには、まず「残業しない」と決めることです。「定時に終わるわけがない」と最初から思い込んでいるとしたら、その考え方からまず改革しなくてはいけません。

ただし、大事なのは「定時に帰る」ことではなく、「生産性を下げないで、定時に帰る」ことです。「集中」するために必要なのは、「限られた時間内で、どのような結果を得たいのかを明確にすること」です。

人は宣言すると、「それをしなくてはいけない」という強制力が自然に働きます。意識的にせよ、無意識にせよ、自分の思い描いた行動に出たがる習性があるのです。「思い描いたこと」を毎回宣言するだけで、思い描いた人間になろうとするのです。それにより、「所定労働時間内に業務をきっちりと終了させよう」という意欲につながります。

「長時間働く人が会社に貢献している時代」から、「短時間で成果を出す人が評価される時代」に変わる。一定の時間はかかりますが、この小さな習慣を続けることで、社内にいい意味の緊張感が生まれ、モチベーションが上がっていきます。

さらに、朝礼で「メンバーが何時に帰るか」を共有しあうようにします。それにより、チーム全体の調整ができるようになります。「部長は5時に帰るので、４時には書類を終わらせて、４時１５分までに相談しなければ間に合わない」、「あいつは６時に帰ると言っていたが、指示していた仕事は間に合うのかな？中間報告させよう」という具合です。

「残業の許可制」の問題点

ですが、この制度。まだ「越えなくてはならない課題」があります。それは持ち帰り残業が生まれやすいということです。「短時間で成果を出す人」が評価されるようになれば、これまで「長時間働くことで会社に貢献してきた人」が立場が悪くなりますよね。そうなると仕事を持ち帰りたいという欲求が生まれてきます。家に持ち帰って仕事をしていては本末転倒です。

持ち帰り残業が生まれる原因が従業員側にあるのか、それとも会社側にあるのかの判定は少々大変です。例えば「業務量が多すぎて残業を余儀なくされているケース」では、会社側の責任と認定される可能性があります。そうなると、残業代が後から請求されることになります。

実際、監督署の調査の時に、こう言われたら釈明が困難です。

～仕事を持ち帰りの原因は、会社が時間内に終わらないほどの業務を与えていたからであり、会社は持ち帰りのことも把握していた。～

また、自宅に資料を持ち帰ると「情報漏えい」などの「コンプライアンスの問題」も発生します。

そこで、『適正な仕事量』にするための対策についても触れます。朝礼で「退社時間」の申告をしてもらうのではなく、「今日行う仕事の内容」も申告してもらうのです。そうすることでリーダーは「その日の仕事量が適正かどうか」を朝の段階で評価できます。

もし「申告時間に帰れない仕事量」だと判断したときには、サポートを行います。判断する際に考慮するのは次の視点です。

・その仕事は今日中に行わなければならないのか？

・得意先に対する資料か、単なる社内に回覧する資料か？

・チームで手伝えることはないか？…など

朝礼で「退社時間」だけでなく「今日行う仕事の内容」も申告してもらうことで、「短時間で終わらせる仕組み」や「他の人への仕事の振り分け」も検討できるようになります。

もう一つ補足です。それは『適正な仕事量』はなんぞやということです。

「仕事が多すぎる」、「休憩を取れない」、「時間が足りない」という評価は、「個人」の感覚であることが多く、公平で客観的な基準とは言えません。こうした場合に有効なのは、「標準時間」の設定です。この方法をとることで、「仕事量が適正であるという納得感」を全ての従業員と共有できるようになります。